Foto- i wideorelacje nawet z najmniejszych imprez, wyjazdów i konferencji to obecnie standardowa praktyka. Materiały tego typu chętnie zamieszczane są na stronach internetowych i na profilach w mediach społecznościowych. Rodzi się jednak pytanie, czy publikacja wizerunku uczestników takich wydarzeń to zawsze działanie legalne?

Powyższą problematykę reguluje art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Z przepisu tego wynika zasada, że rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia danej osoby. Zezwolenie nie jest wymagane jedynie w przypadku:
- osoby powszechnie znanej podczas pełnienia przez nią funkcji publicznych,
- osoby stanowiącej jedynie szczegół większej całości – takiej jak zgromadzenie, krajobraz czy impreza publiczna.

Kiedy zgoda nie jest wymagana?
Pierwszy wyjątek dotyczy osób powszechnie znanych (np. politycy, aktorzy, muzycy), którzy oficjalnie pojawiają się na wydarzeniach, np. pozując na tzw. „ściankach”, będąc osobami zaproszonymi „służbowo” lub reprezentantami określonych środowisk. W innych przypadkach (takich jak np. randka z małżonkiem w dalszym rzędzie na widowni w teatrze) osoby te korzystają z prawa do ochrony wizerunku jak każdy inny obywatel i – co do zasady – ich wizerunku bez zgody publikować nie można. Co również wydaje się być istotne, nawet jeżeli celebryta bierze udział w imprezie oficjalnie, to bez zezwolenia jego wizerunek można wykorzystać w szeroko rozumianych celach reporterskich. Nie oznacza to jednak, że wizerunek może zostać użyty np. w reklamie kolejnej edycji takiego wydarzenia.

Drugi wyjątek ma za zadanie umożliwić wykonywanie ujęć widowni, w których nie da się wyróżnić postaci pierwszoplanowych. O zastosowaniu tego wyjątku decyduje więc nie tyle liczba osób przedstawionych na zdjęciu, co jego charakter. Jeżeli zdjęcie przedstawia tłum (w tym także osoby, które da się rozpoznać), ale jednocześnie brakuje na nim osób, które „wyróżniają” się ponad otoczenie, stając się głównym tematem takiej fotografii, to może zostać ona opublikowana. Swoistym testem jest wyobrażenie sobie tego samego zdjęcia bez wizerunku określonej osoby. Jeżeli taka zmiana obiektywnie nie ma istotnego wpływu na fotografię, oznacza to, że dana osoba jest elementem tła. Podobnie jak w pierwszym przypadku – wyjątek ten dotyczy tylko publikacji reporterskich. Wykluczone jest wykorzystanie na tej podstawie wizerunku do celów reklamowych.

Konieczna zgoda 
Gdy żaden z powyższych wyjątków nie obowiązuje, do wykorzystania wizerunku osób pojawiających się na wykonywanych podczas eventu zdjęciach, konieczne jest pozyskanie ich zgody. Szczęśliwie, ustawa jest w tym zakresie łaskawa dla organizatorów i nie wymaga szczególnej formy tej zgody. Oznacza to, że zgoda może być udzielona np. ustnie lub nawet w sposób dorozumiały, a więc może być wywnioskowana z zachowania danej osoby i kontekstu sytuacji. Dotyczy to w szczególności przypadku, gdy ktoś otrzymał zapłatę za pozowanie. Z drugiej strony, samo pozowanie niekoniecznie musi oznaczać wyrażenie zgody na późniejsze rozpowszechnianie wizerunku. Nie można bowiem jednoznacznie wnioskować, że było równoznaczne ze świadomością, w jakim zakresie zdjęcia będą wykorzystywane w przyszłości.

Zgoda jako część regulaminu
W ostatnim czasie wykształciła się praktyka, zgodnie z którą zgoda na rozpowszechnianie wizerunku zamieszczana jest w regulaminie imprezy – udostępnianym do wglądu lub akceptacji jej uczestnikom. Koncepcji takiej nie można z góry uznać za błędną, lecz bez wątpienia, należy ją stosować z pewną dozą ostrożności. Przede wszystkim regulamin musi szczegółowo określać, kto i w jakim zakresie będzie rozpowszechniał wizerunek gości. Jeżeli w regulaminie zamieszczona jest zgoda dotycząca rozpowszechniania wizerunku, zdecydowanie zalecanym rozwiązaniem jest wymóg jego wyraźnej akceptacji przez uczestników, a nie tylko udostępnienie regulaminu np. na stronie internetowej, do której nie wszyscy mogą dotrzeć. Ponadto, w każdym takim przypadku zaleca się, by oprócz regulaminu zastosować dodatkowe materiały informacyjne, np. obwieszczenie informujące o utrwalaniu i rozpowszechnianiu relacji z eventu w określonym medium (zamieszczone przy wejściu na teren imprezy). 

Wydaje się, że taki model jest dopuszczalny, o ile charakter wydarzenia i zakres zamierzonego wykorzystania wizerunku jego uczestników pozwalają stwierdzić, że mogą się oni spodziewać dokładnie takiego rozpowszechniania wizerunku, jaki został opisany w regulaminie. Jeżeli zatem dana osoba udaje się na imprezę organizowaną lub objętą patronatem telewizji, a regulamin i obwieszczenia przy wejściu jasno wskazują, że relacja z tego wydarzenia będzie emitowana na antenie stacji, ciężko zarzucić, że ewentualne rozpowszechnienie w ten sposób wizerunku uczestnika odbyło się bez jego wiedzy i zgody. Z drugiej strony, jeżeli uczestnik zostanie zaproszony na bankiet prywatnej firmy, a dyskretnie położony przy wejściu regulamin będzie przewidywał, że udział w tym evencie oznacza zgodę na zamieszczenie jego wizerunku w reklamach produktów tej firmy, bez ograniczeń w zakresie czasu, miejsca i formy rozpowszechniania, to trudno nie uznać tego za nadużycie i pewnego rodzaju wyłudzenie nieświadomej zgody uczestnika.

Wizerunek jako kategoria danych osobowych
Nie zapominajmy, że wizerunek może być niekiedy traktowany jako kategoria danych osobowych i podlegać przepisom RODO. Nie zawsze, ale jednak. RODO stosuje się wyłącznie w przypadku, gdy osoba, której dane dotyczą, jest możliwa do zidentyfikowania przez administratora danych. Zazwyczaj będzie nim organizator imprezy. W zakresie możliwości identyfikacji w stosunku do poszczególnych osób i sytuacji często mogą rodzić się różnego rodzaju niejasności. Dlatego właściwą praktyką jest, aby organizator, nawet „na wszelki wypadek”, spełniał wymogi wynikające z RODO, a więc zamieścił w regulaminie odpowiednie klauzule i stosował obwieszczenia przed wejściem na teren imprezy, o czym była już mowa.

Wycofanie zgody
Mimo zastosowania opisanych powyżej środków i zasad, trzeba mieć na uwadze, że zgoda uczestnika na rozpowszechnianie jego wizerunku może zostać wycofana. Odpowiada temu również analogiczne uprawnienie wynikające z RODO, dotyczące złożenia sprzeciwu (lub względnie – wycofania zgody) w zakresie danych osobowych. Uprawnienia tego w zasadzie nie sposób zakwestionować. Co za tym idzie, jeżeli z daną osobą organizator nie zawarł odrębnej umowy, w której zabezpieczył się przed takim scenariuszem np. karami umownymi, to wycofanie zgody może nastąpić właściwie bez żadnych wymagań i konsekwencji dla uczestnika. 

Co z wizerunkiem dzieci?
Równie problematycznym tematem dla organizatora może okazać się fotografowanie dzieci. Z przepisów prawa wynika bowiem, że zgoda na rozpowszechnianie wizerunku może być udzielona jedynie przez osobę, która ukończyła 13 lat, a w przypadku bardzo szerokich lub kontrowersyjnych zgód można rozważać nawet wyższy limit wiekowy. W razie niespełnienia tych wymagań konieczna jest zgoda rodzica. Często zdarza się, że organizator nie ma wiedzy, w jakim wieku jest dziecko, którego wizerunek został utrwalony na zdjęciu i czy uczestniczyło ono w imprezie za zgodą i wiedzą rodziców. Dlatego rozpowszechniania zdjęć dzieci należy dokonywać z dużą rezerwą – jedynie, gdy jest się pewnym wszelkich wspomnianych powyżej okoliczności.

Należy jednocześnie podkreślić, że obecne orzecznictwo sądów zdaje się sprzyjać osobom, których wizerunek jest wykorzystywany. Dlatego w razie jakichkolwiek wątpliwości warto zastanowić się, czy plany organizatora w zakresie wykorzystania wizerunku uczestników nie są zbyt daleko idące. Gdy wątpliwości nie da się wyeliminować, warto postarać się o jasną, jednoznaczną zgodę uczestnika (wyrażoną w formie pisemnej lub np. e-mailowej). Po to, aby nie narażać się na ryzyko sporu sądowego i konieczność wypłaty zadośćuczynienia czy innych kosztów, które mogą sięgać od kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych.